Кадровое дело

Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году

12566
Как правильно вносить записи на примерах с образцами заполнения трудовой книжки: инструкция для кадровика.

Прием на работу: кто заполняет трудовую книжку

Книжка — основной документ о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК). Форму и правила заполнения трудовых книжек смотрите в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. По закону компания-работодатель обязана вести документ на каждого работника, который проработал в ней больше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК).

По правилам заполнения трудовой книжки вести ее должны работодатели-компании и работодатели-предприниматели. У работодателей-физлиц, которые не признаются предпринимателями, нет права делать записи в книжках работников.

Скачайте документы по теме:

При трудоустройстве сотрудник должен принести ряд документов, в том числе о своей рабочей деятельности и стаже (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Проверьте серию и год выпуска трудовой книжки. Образцы серий бланков, которые выпускались в России и СССР с 1974 года, смотрите ниже. Они не утратили силу, заменять их новыми не надо.

Как узнать год выпуска трудовой книжки по серии

Сейчас компании используют бланки, которые введены с 2004 года. Книжка нового образца утверждена приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Рассмотрим, как ее заполнять в разных случаях. Для каждого случая смотрите образец заполнения трудовой книжки нового образца.

Новая трудовая книжка в 2017 году: кому и когда оформить

При заключении договора вам надо оформить и заполнить трудовую книжку (образец ниже) сотруднику, который:

  • начинает работать впервые (ч. 4 ст. 65 ТК);
  • предъявил документ иностранного образца;
  • повредил или утратил документ (ч. 5 ст. 65 ТК).

Узнайте, что предпринять, если работник принес порванную книжку.

Титульный лист трудовой книжки: образец заполнения – 2017 года

Перед тем как заполнить трудовую книжку работнику у вас должно быть его письменное заявление с просьбой оформить документ. Форма заявления произвольная. Главное, чтобы в нем была указана причина, почему у сотрудника нет книжки (ч. 4 и 5 ст. 65 ТК).

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки – 2017

Новый работник: заполняем трудовую книжку без ошибок

Новым сотрудникам заполнение трудовых книжек начните с титульного листа. Укажите ФИО, дату рождения, образование, профессию, специальность (п. 9 Правил). ФИО и дату рождения — непосредственно как в его паспорте. Дату рождения впишите арабскими цифрами как на образце ниже (п. 2.1 Инструкции из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на титульном листе сведений об образовании, если в новом дипломе указаны только квалификация и направление подготовки

Образование, профессию и специальность укажите по диплому, аттестату или другому документу. Внесите запись в трудовую книжку. Заполнение сведений об образовании будет иным, если в новом дипломе есть только квалификация и направление подготовки. В этом случае впишите, например: «Направление подготовки “Психология”».

 Поставьте дату заполнения трудовой книжки в виде: число, месяц, год. Попросите сотрудника, как ее владельца, поставить подпись. Заверьте записи на титульном листе своей подписью. Остальные разделы в документе нового сотрудника заполняйте в общем порядке.

Обратите внимание! На образце трудовой книжки выше нет печати работодателя или его кадровой службы. Это допустимо, если компания не использует печать. Тогда достаточно заверить данные на титульном листе подписью ответственного сотрудника (п. 2.2 Инструкции, приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н).

Узнайте, как исправлять ошибки на титульном листе.

Прием на работу: как правильно заполнить трудовую книжку

Запись о приеме сотрудника сделайте в разделе «Сведения о работе». Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу смотрите ниже. В графу 3 впишите полное и сокращенное название компании (п. 3.1 Инструкции). Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»).

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу по срочному трудовому договору

Ниже строки с наименованием компании-работодателя в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графе 2 укажите дату приема на работу. Например, «14.01.2018», как на образце заполнения. Заполнение трудовой книжки продолжите в графе 3. Сделайте запись о том, что сотрудник принят на работу, укажите, в какое структурное подразделение.

Важно! Структурное подразделение впишите, если в договоре с сотрудником есть условие о работе в определенном подразделении. Укажите его наименование в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Образец заполнения (прием на работу) может выглядеть так: «Принята в административный отдел на должность секретаря».

Отразите наименование должности, специальности или профессии с квалификацией в графе 3. Запись должна быть такой же, как в приказе о приеме на работу. В графе 4 укажите его дату и номер, например: «Приказ от 14.01.2018 № 4-к». Такой порядок следует из правил заполнения трудовой книжки в 2017 году (п. 3.1 Инструкции).

При приеме на работу директора графу 3 в разделе «Сведения о работе» надо заполнять иначе в его трудовой книжке. Образец заполнения приема на работу директора смотрите ниже. Напишите так: «Назначен на должность директора». В графе 4 укажите реквизиты документа, например, протокола общего собрания участников.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на должность директора

В разделе «Сведения о работе» не указывайте, что сотрудник принят по срочному договору. Или принят для работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Но если он будет работать по вахте, укажите это в графе 3. Смотрите ниже образец, как заполнять трудовую книжку. 

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сотрудника, который принят для выполнения работ вахтовым методом

Узнайте, как исправлять ошибки в записях.

Сотрудники-совместители: как заполнять трудовую книжку

Совместителям записи о такой работе вносите по их желанию. Внести запись может только работодатель по основному месту работы. Если работник принес подтверждающий совместительство документ, сделайте запись в его трудовой книжке. Образец заполнения трудовой книжки внешнего совместителя смотрите ниже.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя

В качестве документа, который подтвердит работу по совместительству, сотрудник может принести справку, копию или выписку из приказа о трудоустройстве. Проверьте, чтобы копия приказа была должным образом заверена. Это позволит вам правильно заполнить трудовую книжку (образец заверенного приказа смотрите ниже).

Заверенная копия приказа о приеме на работу

Заполнение трудовых книжек внутренним и внешним совместителям различается. Внутренние совместители трудятся у того же работодателя (ч. 3 ст. 282 ТК). Поэтому не надо повторять наименование компании. Не указывайте его ни перед записью о приеме на работу внутреннего совместителя, ни в самой записи.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя

Заполнение трудовой книжки во время работы: какие записи вносить

Перевод на другую работу. В процессе работы сотрудник может перейти на другую постоянную работу, на другую должность. Сведения об этом внесите в его трудовую книжку. Образец заполнения трудовой книжки при переводе на другую постоянную работу смотрите ниже.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление перевода сотрудника на другую должность

Узнайте, надо ли указывать структурное подразделение в записи о переводе.

Запись о том, что сотрудника перевели на другую постоянную работу, внесите на основании приказа директора. Причем в течение недели. Запись должна точно повторять формулировку приказа (п. 10 Правил). Например, работник трудился помощником бухгалтера, его перевели на должность младшего бухгалтера.

Образец заполнения трудовой книжки в связи с изменением названия должности сотрудника смотрите ниже.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление раздела «Сведения о работе» в связи с изменением названия должности сотрудника

Переименование  компании

При изменении наименования компании внесите работникам новое название в трудовые книжки. Заполняем правильно в графе 3: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 ставим реквизиты приказа о переименовании (п. 3.2 Инструкции).

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление раздела «Сведения о работе» в связи с изменением наименования организации

Узнайте, когда вносить запись о переименовании компании.

Награждение

Внесите в документ запись о награждении, если работника наградили или поощрили. Например, премировали за продолжительный стаж. Запись сделайте в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Образец заполнения трудовой книжки в связи с премированием смотрите ниже.

В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование компании. В строке ниже в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графу 2 — дату, когда наградили сотрудника. В графе 3 отразите кто, за что и чем наградил сотрудника. В графу 4 внесите реквизиты приказа о награждении как на образце трудовой книжки ниже (п. 10 Правил).

Запись в трудовой книжке по совместительству: образец 2017 года

Узнайте подробнее, нужно ли заверять записи о награждении.

Расторжение договора: как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

При прекращении договора с сотрудником сделайте в его документе запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». В графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 — дату увольнения (п. 5.1 Инструкции). Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию: статья 77 пункт 3 часть 1

Что указать в графе 3, как заполнять трудовую книжку (образец 2017 года) при увольнении, будет зависеть от основания увольнения (таблица ниже). Если договор расторгнут по инициативе работника, основание увольнения — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК. При увольнении по соглашению сторон — пункт 1 части 1 статьи 77 ТК.

Основание увольнения

Ссылка на ТК

Часть 1 статьи 77

Соглашение сторон

Пункт 1

Истечение срока договора

Пункт 2

Инициатива работника

Пункт 3

Перевод к другому работодателю

Пункт 5

Отказ продолжить работу в связи со сменой собственника имущества компании или ее реорганизацией

Пункт 6

Отказ продолжить работу в связи с изменением определенных сторонами условий договора

Пункт 7

Отказ от перевода на другую работу из-за состояния здоровья по медицинскому заключению, или отсутствие у работодателя соответствующей работы

Пункт 8

Отказ от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем

Пункт 9

Нарушение правил заключения договора

Пункт 11

Часть 1 статьи 81

Инициатива работодателя

Соответствующий пункт

Часть 1 статьи 83

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон

Соответствующий пункт

Запись в графе 3 оформите любым из двух способов. Укажите «Трудовой договор расторгнут...» или напишите «Уволен по…». Это допускают раздел 5 Инструкции и пункты 14—19 Правил заполнения трудовой книжки. Образец записи, когда работник увольняется по соглашению сторон, смотрите ниже.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника по соглашению сторон

В графу 4 впишите реквизиты документа, по которому внесли запись об увольнении. Например, дату и номер приказа о прекращении договора. Запись об увольнении заверьте подписью ответственного лица, например, руководителя отдела кадров, как на образце трудовой книжки выше. Попросите поставить подпись работника.

Узнайте подробнее, из-за каких ошибок кадровика обвинят в проблемах с пенсией работника.

Общие правила заполнения

Заполняйте документ

Перьевой, гелевой или шариковой ручкой

Используйте ручку с чернилами

Свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета

Если в ручке закончились чернила

Закончите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета

Даты вписывайте

Арабскими цифрами

Не сокращайте записи

Не пишите «пр.» вместо «приказ»

Не зачеркивайте записи в разделах

«Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

Можно изменять записи

О фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника. Узнайте подробнее

В записи об увольнении указывайте

Номера пунктов, частей и статей ТК цифрами или прописью

Если в компании нет кадровой службы, записи заверяет

Директор или назначенный им сотрудник

Если компания использует печать, заверьте печатью

Записи на титульном листе, записи об увольнении и награждении

Новые правила заполнения трудовых книжек 2017

Если компания не применяет печать, записи заверяет

Директор или назначенный им сотрудник

Узнайте, в каких случаях оформить дубликат.

Книга о кадровом делопроизводстве 2017

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.