Кадровое дело

Дистанционная работа: оформляем по правилам

6712
Дистанционная работа — распространенное в наши дни явление. Расскажем, как сэкономить деньги компании и принять в штат «дистанционника», не нарушая закон.

Дистанционная работа — особый способ организации труда. Не каждый работодатель готов к нему прибегнуть: одних не устраивает сама концепция работы за пределами офиса, кажущаяся несколько рискованной, другим не позволяет производственная специфика. Но компании, практикующие дистанционный труд, получают ощутимую выгоду, в том числе — материальную. Давайте разберемся, в чем она состоит, и в деталях рассмотрим порядок трудоустройства дистанционных работников.

Что такое дистанционная работа?

Особенностям регулирования труда на расстоянии посвящена отдельная глава Трудового кодекса РФ, а само понятие дистанционной работы раскрыто в ст.312.1. Речь идет о выполнении трудовой функции вне места нахождения работодателя, то есть за пределами офиса, без стационарного рабочего места. В остальном дистанционная работа мало отличается от обычного трудоустройства: сотрудник принимается в штат на общих условиях, пользуется абсолютно такими же правами, как и остальные работники предприятия, и подлежит обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности или профзаболевания.

Скачать документы по теме:

Важно: сотрудник, выполняющий работу вне офиса, имеет законное право на ежегодный оплачиваемый отпуск, больничное пособие, оплачиваемый «декрет».

Чем дистанционная работа удобна работнику, понятно — он получает возможность самостоятельно выбирать место выполнения трудовой функции. А, следовательно, может работать в комфортной домашней обстановке, в кафе или даже во время поездки в транспорте, выполняя обязательства перед работодателем без необходимости ежедневно посещать офис и находиться там по несколько часов кряду. Определенную выгоду получает и работодатель, который привлекает работников независимо от места их проживания и в результате:

  • экономит на аренде или обслуживании офисных помещений;
  • не тратит ресурсы на создание стационарного рабочего места и соответствующих условий труда, закупку и обслуживание оборудования;
  • автоматически решает проблему доставки персонала на работу в случае значительной удаленности организации от основных транспортных артерий.

Как правило, к дистанционной занятости привлекают работников интеллектуального и творческого труда — дизайнеров, программистов, редакторов, бухгалтеров, юристов. Все необходимые для работы материалы и сведения, а также результаты труда передаются по почте или электронным каналам, для доставки особо важных документов иногда используется курьерская доставка и т.д.

Следует отличать дистанционный труд от надомного. В первом случае результат труда обычно носит нематериальный характер. «Дистанционника» при необходимости можно направить в командировку, а в трудовом договоре с ним — прописать режим работы, если того требуют обстоятельства.

статья 59 тк рф

«Надомники» не подчиняются установленному в организации режиму и трудятся на дому, занимаясь, как правило, производством материальной продукции — сборкой несложных агрегатов, кройкой и шитьем, упаковкой товаров и т.п. При этом работодатель обеспечивает их необходимым инвентарем, расходными материалами, инструментами.

«Надомники» обязаны лично передавать в отдел кадров документы, необходимые для трудоустройства, и знакомиться под роспись с локальными нормативными актами работодателя. «Дистанционник» вправе как предъявить документы лично, так и отправить их электронной почтой (либо сделать нотариально заверенные копии и отправить заказным письмом). Соответственно, ознакомиться с локальной документацией и заключить трудовой договор с работодателем он тоже может на расстоянии, не появляясь в офисе.

При обмене официальными документами стороны используют усиленную квалифицированную электронную подпись. Чтобы оформить такую подпись, нужно посетить аккредитованный удостоверяющий центр и предъявить пакет документов в соответствии с требованиями ст.15, 17 и 18 федерального закона №63-ФЗ от 6.04.2011г.

Важно: если трудовой договор заключен дистанционно, в течение трех календарных дней следует переслать сотруднику его экземпляр заказным письмом с уведомлением, причем исключительно на бумажном носителе (ч.2 ст.312.2 ТК РФ).

 Дистанционная работа: особенности оформления

Чтобы принять в штат «дистанционника» и оформить трудоустройство по всем правилам, нужно для начала получить от него пакет обязательных документов, перечисленных в ст.65 ТК РФ:

  • трудовую книжку;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • документы воинского учета (только для военнообязанных);
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • дипломы, сертификаты, лицензии, справки и другие документы, подтверждающие уровень квалификации, наличие специальных прав, знаний или подготовки, факт отсутствия противопоказаний к работе (при необходимости).

Самый оперативный способ — отправка копий документов электронной почтой. Каждую копию нужно заверить электронной подписью, иначе они считаются недействительными. Внимание, важная особенность: трудовую книжку можно не предъявлять. Документом, в полной мере подтверждающим период занятости, служит трудовой договор (ч.6 ст.312.2 ТК РФ), в котором стоит указать, что запись о приеме на работу в трудовую книжку не вносилась. Такой сценарий вполне допустим, если он устраивает и работника, и работодателя. О порядке подтверждения стажа читайте в тематических статьях «Правильно ли вы считаете страховой стаж? Каждый второй специалист допускает ошибку» и «Чем подтверждается продолжительность страхового стажа для определения размера больничного пособия».

Важно: работник-«дистанционник», трудоустраивающийся впервые, должен самостоятельно оформить свидетельство государственного пенсионного страхования.

После получения работодателем всех необходимых документов процедура оформляется в стандартном порядке:

  • новичок знакомится с локальными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его профессиональной деятельности;
  • заключается трудовой договор с дистанционным работником (образец-2017 дан ниже);
  • издается приказ о приеме на работу;
  • на нового сотрудника заводится личная карточка;
  • вносится запись в трудовую книжку (по договоренности сторон).

Помните, что закон требует ознакомить новичка с локальной нормативной документацией до заключения трудового договора. Поэтому заранее перешлите работнику, который не может явиться в офис лично, копии правил внутреннего трудового распорядка, положений о премировании и оплате труда, должностной инструкции и других необходимых документов. Он должен подтвердить факт ознакомления ответным письмом, заверенным электронной подписью. И только после получения подтверждения можно переходить к составлению трудового договора.

Трудовой договор о дистанционной работе

Главный документ, которым оформляется дистанционная работа — трудовой договор (образец-2017 представлен в нашей базе кадровых документов). К нему применяются общие правила, установленные ст.57 ТК РФ. Указываются все обязательные сведения и условия, последовательно описываются права и обязанности сторон. Детали — в статье «Как прописать условия трудового договора без ошибок»: опытный юрист расскажет, как избежать «подводных камней» при составлении документа, и обучит искусству правильных формулировок, не вызывающих претензий у представителей контролирующих органов.

Дистанционная работа: оформляем по правилам

Место работы — одно из обязательных условий любого договора. Поскольку речь идет о работе вне офиса, укажите, что работа носит дистанционный характер и по возможности впишите место, в котором она будет проходить (например, домашний адрес работника). Если его точное местонахождение указать невозможно, достаточно вписать лишь адрес работодателя как место заключения трудового договора (см. письмо Роструда №ПГ/8960-6-1 от 7.10.2013г.).

Важно: поскольку удаленный труд имеет свои нюансы, целесообразно указать, что правила внутреннего трудового распорядка распространяются на работника исключительно в части, не противоречащей условиям договора.

Непременно впишите дату, с которой новый сотрудник приступает к выполнению должностных обязанностей. Во избежание недоразумений рекомендуется четко формулировать условия дальнейшего взаимодействия сторон:

сроки и порядок подготовки отчетов о проделанной работе;
сроки, в течение которых стороны должны подтверждать факт получения электронных документов или заказных писем;
время, в течение которого работник должен оставаться в зоне доступа по заранее выбранным каналам связи;
порядок передачи нотариально заверенных копий документов на бумажных носителях по запросу работодателя;
дополнительные условия прекращения трудового договора по инициативе работодателя (например, в случае неоднократного нарушения сотрудником сроков сдачи отчетности или правил работы с конфиденциальной информацией).

Если сотрудник принимается в штат временно, укажите срок действия договора. Подробнее об особенностях оформления отношений с временными и сезонными работниками читайте в заметках «Как заключить и оформить срочный трудовой договор» и «Как обосновать срочный трудовой договор, чтобы его не признали бессрочным».

Нельзя заключать договор с правом на дистанционный труд с работниками, которые живут за границей. Данное правило распространяется как на граждан РФ, так и на иностранцев или лиц без гражданства.

Поскольку положения российского трудового законодательства не действуют на территории иностранных государств, такой подход противоречит нормам закона. На территории РФ ничто не мешает работодателю выполнять свои обязательства по ОТ, выплачивая за сотрудника страховые взносы в рамках страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А за пределами страны он не сможет обеспечить работнику безопасные условия труда.

Дистанционная работа: оформляем по правилам

Но в то же время законодатель не запрещает заключать с проживающими за границей гражданами договоры ГПХ (например, подряда). Советуем прочесть информативные статьи на данную тему: «Как заключить гражданско-правовой договор (договор подряда с физическим лицом» и «В каких случаях целесообразно заключать гражданско-правовой договор». И помните, что отношения гражданско-правового характера оправданы с точки зрения закона только при условии, что речь идет о разовых услугах.

Приказ о переводе на дистанционную работу (образец)

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу. Можно использовать унифицированную форму Т-1 или локально разработанный аналог, дополненный необходимыми конкретному работодателю реквизитами. Приказ оформляется в обычном порядке. В графе «Условия приема на работу, характер работы» обязательно укажите, что она носит дистанционный характер. В качестве документа-основания указывается трудовой договор дистанционного работника.

Важно: не забудьте ознакомить сотрудника с приказом, отправив ему заверенную электронную копию документа и запросив письмо-подтверждение.

Если работник не принимается, а переводится на дистанционную работу со стационарного рабочего места, используется другая форма приказа — Т-5. Такой приказ составляется, когда характер работы меняется по согласию сторон: например, работник, которому удобнее работать из дома, подает соответствующее заявление, а работодатель готов пойти ему навстречу. В этом случае сначала заключается дополнительное соглашение к актуальному трудовому договору, отражающее изменение характера труда, а затем издается приказ о переводе на дистанционную работу (образец-2017 можно бесплатно скачать на сайте нашего журнала). Документ заполняется аналогично приказу о переводе в «надомники», только вместо слова «надомную» пишем «дистанционную»:

Приказ о переводе сотрудника на надомную работу

Трудовая книжка заполняется, если стороны не договорились об обратном. Запись о приеме на работу делается без каких-либо особенностей. Уточнять, что работа — дистанционная, не нужно, достаточно вписать наименование компании-работодателя, должность, на которую принимается сотрудник, и отдел, в котором он будет числиться. В графе 4 указываем реквизиты приказа о приеме на работу — дату издания, регистрационный номер. Детали — в статье «Как заполнить трудовую книжку без единой ошибки».

Дистанционная работа: оформляем по правилам

В отличие от трудового договора, пересылаемого по электронной почте, трудовая книжка передается работодателю для заполнения в оригинале. Поэтому «дистанционник», желающий получить запись в трудовой, должен переслать ее оригинал заказным письмом или лично посетить офис. Чтобы избежать наиболее распространенных ошибок, допускаемых работодателями из-за спешки или по незнанию, ознакомьтесь со статьей «В чем вы ошибаетесь, когда оформляете дистанционную работу». Эксперт расскажет о тонкостях применения цифровой подписи, отслеживании налогового статуса «дистанционника» и правилах увольнения сотрудников, работающих удаленно.

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.