Кадровое дело

Суточные в 2018 году: изменения, свежие новости

28304
Финансовые вопросы всегда самые острые. Расскажем, как работодатели будут выплачивать командированным работникам суточные в 2018 году: изменения, свежие новости и актуальные размеры компенсаций, не облагаемых НДФЛ — в статье.

Отправляясь в поездку по поручению работодателя, сотрудник на некоторое время коренным образом меняет образ жизни. Не имея возможности ежедневно возвращаться на постоянное место жительства, он вынужден арендовать квартиру или номер в гостинице, тратить деньги на организацию быта и питания вдали от дома (и это не считая затрат на трансфер). Поэтому компания, которая направляет или принимает командированного, должна полностью компенсировать ему расходы на:

  • покупку автобусных, железнодорожных, морских или авиабилетов и проезд общественным транспортом к аэропорту или вокзалу;
  • оплату багажных квитанций;
  • оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • аренду и бронирование жилья по месту назначения (а также в случае вынужденной остановки по пути следования);
  • получение визы и медицинской страховки, таможенные (консульские) сборы и другие обязательные платежи, взимаемые при оформлении загранкомандировки;
  • заказ такси, оплату мобильной связи и другие услуги, оплаченные с ведома или разрешения работодателя.

К вышеперечисленным выплатам обязательно добавляются так называемые суточные — компенсация личных расходов за время пребывания вдали от дома. Оформляя командировки-2018, не забывайте выплачивать сотрудникам суточные за все рабочие, выходные и праздничные дни, проведенные в поездке, в том числе и за дни нахождения в пути (включая даты приезда и отъезда). Датой отъезда считается день отбытия транспортного средства, на котором работник выезжает к месту командировки, а датой приезда — день возвращения к месту постоянной работы. Подробности — в статье «Как рассчитать суточные».

Скачайте документы по теме:

Важно: для сотрудника, работающего на дому (удаленно), пунктом выезда и возвращения из командировки считается место постоянного жительства (см. письмо Минфина России №03-03-06/1/322 от 2.06.2011г.).

Суточные в 2018 году: нормы для поездок по России

Нормы суточных для сотрудников государственных учреждений федерального подчинения устанавливаются постановлениями правительства РФ. На уровне отдельных субъектов федерации могут устанавливаться другие нормы, действие которых распространяется на персонал муниципальных учреждений и органов местного самоуправления (ст.168 ТК РФ).

Командированные сотрудники федеральных учреждений получают суточные в 2018 году в размере 100 рублей в день, согласно постановлению правительства РФ №729 от 2.10.2002г. Это минимальный порог нормы, которую можно увеличивать за счет экономии бюджетных средств или прибыли, полученной учреждением от предпринимательской деятельности. Существуют и другие нормативные акты, в соответствии с которыми производится расчет командировочных в 2018 году для отдельных категорий персонала:

для федеральных государственных гражданских служащих — указ президента РФ №813 от 18.07.2005г.;
для государственных служащих субъектов РФ — нормативно-правовые акты, действующие на территории конкретного субъекта;
для военнослужащих, работников МЧС и таможенных органов — постановление правительства РФ №43 от 1.02.2011г.

Коммерческим организациям закон позволяет самостоятельно определять размер командировочных расходов в 2018 году: суточные выплачиваются в установленном работодателем объеме, который не должен быть ниже применяемой госучреждениями нормы. Максимального предела нет. Если компания в состоянии выплачивать своим сотрудникам солидные командировочные-2018, ничто не мешает закрепить повышенные нормы оплаты трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом. Аналогичного мнения придерживаются и суды (см. постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда №08АП-3658/2014 от 6.06.2014г.).

Приказ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу  

Для разных должностей и категорий персонала можно установить разные показатели (например, выплачивать руководителю компании, его заместителям и начальникам структурных подразделений по 3000 рублей за каждый день поездки, а рядовым сотрудникам — по 1000 рублей). Такой подход не считается дискриминационным, если он обоснован документально (см. письмо Минтруда России №14-2-291 от 14.02.2013г., письмо Роструда №164-6-1 от 4.03.2014г.).

Положение о командировках

Как увеличить или уменьшить норму суточных

Закон не запрещает вносить изменения в локальные акты, устанавливающие нормы компенсаций личных расходов сотрудников во время командировки-2018 («Положение о командировках», «Порядок оплаты командировок», договоры, соглашения и т.д.). Если руководство компании планирует уменьшать суточные при командировках-2018, следует сначала убедиться, что новая норма как минимум соответствует установленному для госучереждений показателю или превышает его.

Изменения в локальную документацию вносятся в стандартном порядке. Если речь идет о ЛНА, достаточным основанием для снижения или повышения нормы суточных считается приказ генерального директора организации. Если норма суточных изначально была прописана в трудовом договоре, придется сначала заключить с работником дополнительное соглашение. Детали — в статье-шпаргалке «Как изменить трудовой договор».

Суточные при командировках в 2018 году за рубеж

Порядок оплаты зарубежных командировок на региональном и муниципальном уровне регламентируется нормативно-правовыми актами местных органов власти (ч.3 ст.168 ТК РФ), а на федеральном — постановлением правительства РФ №812 от 26.12.2005г. Точный размер, в котором оплачиваются зарубежные командировочные расходы в 2018 году, определяется страной поездки.

Если госслужащий направляется из России за границу, ориентироваться следует на графу 2 приложения №1 к постановлению №812. При отправке сотрудника загранучреждения в командировку по стране, в которой находится работодатель, в действие вступает графа 3 того же приложения. Не забывайте, что отдельным категориям работников положены надбавки в соответствии с приложением №2 к постановлению №812.

Зарубежная поездка оплачивается независимо от продолжительности — даже если сотрудник выехал за границу и вернулся на территорию России в течение одного дня, он должен получить минимум 50% от дневной нормы суточных в соответствующей валюте. Как оформить служебную поездку иностранца, читайте в материалах «Командировка иностранца: какие ошибки допускает компания и принимающая сторона», «Как отправить в зарубежную командировку российского и иностранного работников». Вы узнаете, какие документы должны быть на руках у работников в день отъезда, какими общими и специальными нормами ограничиваются сроки пребывания за рубежом, а также нужно ли переводить иностранные проездные документы на русский язык.

Важно: суточные федеральным служащим не выплачиваются, если принимающая стороны обеспечивает их валютой.

Налогообложение и оплата командировочных в 2018 году

Сумма, выплаченная сотруднику в качестве компенсации дополнительных расходов за время командировки, облагается НДФЛ только в одном случае — если превышает предельную норму:

  • 700 рублей в день (для поездок по России);
  • 2500 рублей в день (для зарубежных поездок).

Работодатель обязан удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы только на ту часть выплаты, которая превышает предельную сумму (п.3 ст.217 НК РФ, п.2 ст.422 НК РФ). Например, при выплате за поездку в соседнюю область суточных в размере 1500 рублей в день налогом облагаются сверхнормативные 800 рублей. В помощь кадровику — заметка «Как составить и сдать отчет по форме 6-НДФЛ».

Важно: взносы на страхование от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве удерживаются только с суточных, превышающих установленные работодателем нормы (ч.1 ст.20.1 федерального закона №125-ФЗ от 24.07.1998г.).

Как оплачиваются командировочные расходы в 2018 году

Кто конкретно будет компенсировать расходы — направляющая или принимающая сторона — решается заранее, поскольку получить все необходимые средства работник должен авансом, до начала поездки. Точный срок законом не определен, поэтому выдать деньги можно как за неделю, так и за один-два дня до отъезда. В приказе о направлении в командировку обязательно укажите, за чей счет она оплачивается:

Приказ о направлении работника в командировк

Выплачивать суточные-2018 после завершения командировки категорически запрещено. Это грубое нарушение действующего законодательства, приравниваемое к задержке зарплаты. Даже однократное совершение такого проступка чревато для компании административной ответственностью по ст.5.27 КоАП РФ и материальными издержками, поскольку выплатить работнику задержанную сумму придется уже с процентами, как того требует ст.236 ТК РФ. В статье «Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты?» эксперт рассказывает, как правильно определить размер компенсации с учетом ключевой ставки Банка России.

По возвращении сотрудник передает в бухгалтерию авансовый отчет о средствах, израсходованных в поездке. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней. В отчете перечисляются все виды командировочных расходов, за исключением суточных. Ни отчитываться о деньгах, выданных на личные траты, ни предоставлять связанные с ними подтверждающие документы работник не обязан!

Как оплачиваются однодневные командировки в 2018 году

Однодневная командировка-2018 в пределах России, в отличие от зарубежных поездок, не требует выплаты суточных. Если работник не пребывает вне места своего постоянного жительства больше 24 часов подряд, компенсировать личные расходы не обязательно. Но это не значит, что работодатель не может по собственной инициативе установить доплату за однодневную командировку по России. Главное — правильно ее оформить.

Дело в том, что такие выплаты нельзя учитывать как суточные. Следует закрепить в локальной документации дополнительную статью расходов, указав вид и причину компенсации (например, возмещение затрат, связанных с выполнением трудовой функции вне постоянного места работы). Тогда у компании не возникнет проблем с ее учетом в расходах для целей налогообложения (см. письма Минфина России №03-03-06/1/41508 от 7.10.2013г. и №03-03-06/1/30805 от 1.08.2013г.).

Выплата суточных в период болезни работника

К сожалению, от форс-мажора не застрахован никто. Находясь в командировке, работник может травмироваться или заболеть, временно утратив нетрудоспособность. Согласно п.25 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008г., работодатель обязан выплатить ему суточные в полном размере за весь период временной нетрудоспособности. Факт болезни подтверждается больничным листом, оформленным в обычном порядке.

Наряду с суточными начисляются и другие виды компенсаций — больничное пособие и расходы на аренду жилья на весь срок командировки (даже если в связи с возникшими обстоятельствами она значительно затянулась). Но если работника госпитализировали в стационар, расходы на жилье за время пребывания на стационарном лечении не возмещаются. Чтобы не растеряться в сложной ситуации, ознакомьтесь со статьей «Как действовать кадровику, если сотрудник заболел в неподходящий момент».

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.